Podróż służbową definiuje się jako - delegację pracownika w ramach wykonywanej przez niego pracy, poza miejscowość zatrudnienia oraz miejsce zamieszkania. Osoba wysyłana w podróż służbową, ponosi w związku z tym koszty, które pracodawca jest zobowiązany zwrócić lub pokryć.

Jakie koszty pokrywa pracodawca? 
Oczywiste jest, że pracodawca nie pokryje wszystkich kosztów. Jeżeli pracownik postanowi się zatrzymać w bardzo luksusowym hotelu, pracodawca wcale nie musi pokrywać rachunku z ten nocleg. Wtedy zawraca pracownikowi kwotę, ustaloną na podstawie ryczałtu - 150% diety za każdy nocleg. Jeżeli jednak przedsiębiorca postanowi ufundować swojemu pracownikowi taki luksus, też nie ma problemu - jednak taka sytuacja jest rzadkością.

Wyżywienie jest podstawą egzystencji, dlatego również i te koszty pokrywa pracodawca, jeżeli wyżywienie nie jest wliczone w cenę noclegu. Ryczałt na wyżywienie nazywa się dietą, której wysokość ustalana jest na podstawie aktualnych przepisów. Szczegółowe przepisy dotyczące ustalania ryczałtu na dietę, znajdują się w Kodeksie Pracy.

Do kosztów podróży służbowej wliczają się również wydatki na dojazd i przyjazd oraz dojazdy (poruszanie się komunikacją miejską). Rozliczenia tych kosztów można dokonywać na podstawie przedstawionych biletów lub w przypadku kosztów dojazdu - ryczałtu w wysokości 20% diety.
W celu rozliczenia się z pracownikiem, sporządza się rachunek kosztów podróży służbowej. Tylko sporządzenie takiego rachunku umożliwia odliczenie kosztów, podczas ustalania podstawy wymiaru podatku dochodowego.